Erste Kontaktaufnahme

Ein Klinikaufenthalt muss eingehend geplant werden. Welche Schritte müssen hier bereits im Vorfeld eingeleitet werden?

Zunächst sollte sich der künftige Patient gemeinsam mit dem Hausarzt auf Grund der Indikation überlegen, welche Art der Maßnahme sinnvoll und welche Rehabilitationseinrichtung dafür geeignet ist. Die Frage, ob und welches Klima zu einer Besserung beitragen kann, sollte ebenfalls abgeklärt werden. Sind die oben genannten Überlegungen klar, sollte der Patient direkt mit der entsprechenden Klinik Kontakt aufnehmen. Als Mitarbeiterin der Patientenverwaltung stehe ich hier als primärer Ansprechpartner zur Verfügung.

Gerade bei der Antragstellung ist eine umfassende Beratung und konkrete Hilfestellung besonders wichtig. Denn nur so können Fehler, die bei der Antragsbearbeitung häufig zu Problemen führen, von vornherein vermieden werden. Ist das ärztliche Gutachten mit entsprechenden Empfehlungen (wie Name der Einrichtung, Anforderungen an die Einrichtung, notwendige Begleitperson, Zeitpunkt bzw. Jahreszeit der Maßnahme u. a.) ausgefüllt, sollte das Attest schnellstmöglich beim entsprechenden Kostenträger eingereicht werden, da das ärztliche Gutachten nur ein halbes Jahr Gültigkeit behält. Denn von der Antragstellung beim Kostenträger bis hin zur Bewilligung der Maßnahme können gut und gern vier bis acht Wochen vergehen. Hat der Versicherte bis dahin noch keine Nachricht vom Kostenträger erhalten, sollte er den aktuellen Stand der Dinge hinterfragen.

Liegt dem Patienten die schriftliche Kostenzusage vor, sollte er bezüglich der Terminierung, des Einladungsschreibens und ähnlicher Dinge umgehend mit der entsprechenden Einrichtung Kontakt aufnehmen, falls diese es noch nicht selbst getan hat.

Wurde bei einem Patienten die Kostenübernahme durch die Krankenkasse genehmigt, fallen noch eine Reihe organisatorischer und verwaltungstechnischer Aufgaben an. Welche sind das?

Kommt die Kostenübernahme von der Krankenkasse, müssen wir in der Ostseeklinik Kühlungsborn eine Reihe von Aufgaben erledigen. Dazu gehört neben der Bettendisposition die statistische Erfassung und Auswertung der einzelnen Angaben auf Kostenzusage mit dem dazugehörigen Attest. Des Weiteren werden alle Angaben zum Patienten und die Angaben des dazugehörigen Einweisers und Kostenträgers in die Kliniksoftware aufgenommen.

Im Anschluss geht die Kostenübernahmeerklärung und das dazugehörige Attest umgehend zur Begutachtung bzw. Prüfung in den medizinischen Bereich, um eine Fehleinweisung (z. B. Patient mit einer Gegenindikation) zu vermeiden. Sobald das O.k. aus dem medizinischen Bereich vorliegt, erhält der Patient umgehend das Einladungsschreiben (bzw. es erfolgt eine sofortige Kontaktaufnahme zum Patienten) mit detaillierten Informationen zum Haus (z. B. praktische Tipps für den Patienten, Mitteilung zur Anreise, Fragebogen für den medizinischen Bereich, Wegweiser zur Klinik und ein Klinikprospekt).

Inwieweit haben Sie mit den Patienten noch vor Ort zu tun?

Eigentlich kaum, was ich sehr schade finde. Man hat doch zu einigen Patienten eine „telefonische Vertrautheit“ gewonnen, Probleme gemeinsam bewältigt, einige Schicksale oder Freuden erfahren müssen bzw. können und man begrüßte sich schon mit einem „Hallo“ am Telefon. Ist der Patient dann im Haus, steht vielmehr die medizinische Behandlung im Vordergrund. Trotzdem fragen sich einige Patienten schon bei der Begrüßung: „Wer ist denn Frau Schüler, wo sitzt sie?“ Einige davon wollen mich dann auch unbedingt kennen lernen.

Was bereitet Ihnen bei Ihrer Arbeit am meisten Freude?

Zufriedene Patienten nach einem Gespräch, Patienten, die sich auf Grund des Gespräches für unser Haus entschieden haben, wiederholende Gespräche mit einer gewissen „Vertrautheit“ oder Patienten, welche große Probleme bei der Antragstellung hatten, aber auf Grund unserer Unterstützung und fachkompetenten Beratung eine Kostenzusage für unser Haus bekamen.